+74958033223
Одним из пионеров процессного управления по праву можно считать компанию «Окна Аттик» (www.attik.ru) — производителя пластиковых окон. Только задумайтесь: процессное управление с автоматизированными процессами на основе системы BPMS Unify NXJ в Аттике начали строить с 2008 года. На сегодняшний день вся система продаж основана на процессах, система работает во всех пятидесяти офисах продаж Москвы и Московской области.
Компания всегда стремилась быть лидером в отрасли, применяя не только передовые технологии в изготовлении продукции, но и передовые методы управления, в том числе и управление бизнес-процессами. Полное решение задач управления бизнес-процессами распределенных продаж возможно только на основе BPM (Business Process Management) – сплава технологии (программное обеспечение BPMS), процессной методологии и гибкой реализации (Agile).
С 2008 года Аттик приступил совместно с компанией Бизнес-Консоль к созданию системы управления бизнес процессами на основе программного обеспечения Unify NXJ. Особенностью проекта было то, что в процессе необходимо было реализовать функционал CRM. Проанализировав требования, мы приняли решение, что данный функционал целесообразно реализовать в BPMS. В настоящее время, если вы придете в любой из офисов продаж Аттик, вы увидите на экране компьютера менеджера приложение, реализованное в BPMS и отвечающее всем требованиям CRM системы.
В системе реализованы бизнес-процессы «Предложение», «Выезд на замер», «Исполнение договора». Кроме этого, система ведет учет движения денежных средств по каждому офису и расчеты с подотчетными лицами, включая необходимую отчетность.
Доступ к системе из офисов продаж осуществляется через интернет. Данные обо всех этапах общения с клиентом в реальном времени заносятся в единую базу данных, находящуюся в центральном офисе. Процессы исполняются на сервере BPMS, также находящемся в центральном офисе. Таким образом, вся информация о состоянии бизнес-процессов, выполненных и предстоящих действиях доступна в реальном времени.
Принципиальная особенность системы, основанной на программном обеспечении BPMS – она активно помогает человеку. Традиционные корпоративные системы (ERP, CRM, бухгалтерские – в этом отношении они не отличаются друг от друга) пассивны: если пользователь знает в какой пункт меню войти и какую кнопку нажать, то система даст ответ на вопрос. При наступлении события (поступление документа или обращение клиента) тоже нужно знать куда войти и что сделать.
В BPM-системе большая часть действий выполняется через универсальный экран «Мои задания». Как только, в соответствии со схемой процесса, сотрудник должен выполнить то или иное действие с тем или иным заказом, соответствующая строка появляется в списке заданий. Сотруднику остается кликнуть в нее, чтобы получить всю необходимую информацию. Выполнив задание, он нажимает на кнопку, и процесс переходит к следующему шагу.
Еще одно преимущество BPMS – повышение эффективности использования уже имеющихся в компании автоматизированных систем. В случае Аттик, это 1С-бухгалтерия и WinDraw – специализированная программа для инженерных расчетов и калькуляции изделий. Менеджер начинает работать в BPM-системе – регистрирует обращение, заносит в него реквизиты клиента, параметры объекта и сделанные предложения, договаривается о замере, планирует график работы замерщика. После замера собранные данные автоматически импортируются в программу WinDraw и становятся исходными данными для расчета. В ходе работы в WinDraw менеджер может создать несколько проектов, отличающихся, например, видом профиля. После того, как один из проектов принят клиентом, он автоматически экспортируется обратно в BPM-систему для дальнейшей работы – заключения договора, размещения заказа в производстве и т.д.
Результат
В результате менеджеры компании «Окна Аттик» рассматривают BPM-систему не как обузу и не как контролера, а как помощника. Система разработана не для мелочной регламентации, а для того, чтобы избавить менеджера от рутинной работы по контролю за заказами и предоставлять ему нужную информацию в нужное время, точно и в полном объеме.
Мнение генерального директора «Окна Аттик» Александра Оноприенко:
С точки зрения руководства, ВРМ-система – это инструмент, позволяющий настроить контроль удаленных подразделений, создать из них единый управляемый организм и в дальнейшем производить тонкие настройки функционирования этого организма.
Для менеджера ВРМS – это электронный помощник и организатор. Он вовремя напоминает об ожидающих исполнения заданиях, связанных с клиентами, и выдает всю необходимую информацию. Система фиксирует все просрочки в выполнении заданий, не позволяя менеджеру игнорировать их. Среднестатистические показатели тщательности исполнения заданий менеджерами ложатся на стол руководителям в виде отчетов, полученных из системы.
По нашему опыту, максимально эффективно система работает, когда она дополняется методами контроля, не позволяющими вносить недостоверную информацию – например, записью телефонных переговоров или «секретным покупателем». Таким образом мы добиваемся скрупулезного соблюдения всеми менеджерами технологии продаж, разработанной на основе опыта наших лучших специалистов.
В этом проекте наши специалисты выполнили всю работу по анализу, проектированию и автоматизации бизнес-процесса. Заказчик оставил себе постановку бизнес-задач и приемку результатов.
В благодарственном отзыве отмечается, что система управления бизнес-процессами, непрерывно развиваясь, работает с 2008 года, способствуя достижению новых высот качества и эффективности.
