Применение BPM для оптимизации закупок

Контроль расходов — это общая проблема предприятий и организаций, независимо от отрасли и от размеров.

Как известно, для каждой проблемы есть простое, легкое, но … неверное решение. В данном случае таких решений даже два:

1. Все централизовать. В крайнем проявлении, решение о покупке канцтоваров санкционирует генеральный директор.
2. Загнать все закупки в прокрустово ложе бюджета. Но живой бизнес нельзя планировать от достигнутого, а именно к этому зачастую сводится бюджетное планирование.

И в том, и в другом варианте стремление сэкономить деньги приводит к трате времени — к задержкам в принятии важных решений. С другой стороны, попытка «ослабить вожжи» быстро приводит к злоупотреблениям, к быстрому и неконтролируемому росту расходов.

Где же выход? Как грамотно контролировать расходы, не скатываясь ни к гиперцентрализации, ни к анархии, ни к бездушному формализму? Ответ: надо уметь гибко сочетать и первое, и второе, и третье.

• По небольшому числу крупных закупок решение принимает лично руководитель верхнего уровня или коллегиальный орган.
• Основная масса закупок проходит в рамках утвержденного бюджета.
• Мелкие, а также срочные закупки санкционирует руководитель соответствующего уровня в рамках утвержденного для него лимита непредвиденных расходов, с последующим контролем.

Как это достигается? Строится дерево принятие решения, в котором в зависимости от запрашиваемой суммы, от того, есть ли соответствующая статья в бюджете и израсходованы ли выделенные по ней средства, от срочности, наконец, от вида товара или услуги решение адресуется линейному менеджеру, вышестоящему руководителю, закупочному комитету. BPM позволяет определить последовательность шагов процесса закупки, данные, необходимые для принятия решений, логику переходов и исполнителей. В этой логике могут присутствовать циклы, эскалация вопроса на вышестоящий уровень, делегирование принятия решения.

BPM позволяет менять эту логику так часто, как в этом возникает потребность, причем сделать это аналитик вполне может собственноручно, не прибегая к услугам ИТ-специалистов. Это важно, потому что близкое к оптимальному дерево принятие решений не получится создать ни с первой, ни с пятой попытки — в процессе эксплуатации периодически будут возникать исключения, не предусмотренные действующей схемой. Способность BPM-системы к быстрой адаптации к меняющимся бизнес-процессам в этой задаче оказывается востребована по-максимуму.

Конкурентные преимущества от внедрения BPM в управлении закупками:

• Темп. Проволочки в принятии решений о закупках неприятны сами по себе, но они также пагубно влияют на культуру компании: «куда торопиться, у нас вопросы так быстро не решаются…».
• Качество. Если вы долго принимаете решение о закупке, то в итоге из-за цейтнота вам придется купить не тот товар, качество которого вас больше устраивает, а тот что есть в наличии — с соответствующими последствиями для качества вашей собственной продукции.
• Цена. Отсутствие копеечных комплектующих может привести к тому, что вы не сможете в срок отгрузить заказчику свое изделие. Или же вам придется доставлять их самолетом. И то, и другое — прямые финансовые потери, возникающие из-за плохого управления закупками.