BPM для ВУЗов
Современный ВУЗ – это коммерческая организация, полноценный участник всех рыночных процессов, но со специфическими процессами «основного производства». И именно эти процессы являются самой ценной интеллектуальной собственностью, которая создает конкурентное преимущество образовательному учреждению.
Основным бизнес-процессом ВУЗа является процесс «Подготовка специалиста». Экземпляр этого процесса связан с молодым человеком, который последовательно проходит стадии «абитуриент», «студент 1-го курса», «студент 2-го курса» и т.д. вплоть до «выпускник», «специалист», «бакалавр» или «магистр». Качественный процесс призван исключать ситуации типа «я не знал», «нас не предупредили», «я не думал, что это ко мне относится», регулярно возникающие как из-за собственной неорганизованности молодых людей, а иногда и преподавателей, так из-за сбоев в административном аппарате.
В настоящее время сложно найти учебное заведение, в котором в той или иной мере не присутствовали бы финансовые взаимоотношения с учащимися. Кроме основной платы за обучение это может быть оплата за повторные сдачи экзаменов, дополнительные учебные программы, пользование библиотекой и т.д. Помимо привычных задач организации и управления учебным процессом, ВУЗу приходится решать вопросы расчетов. Они тесно переплетены с учебным процессом и контролем за успеваемостью, поэтому требуется четкое взаимодействия всех участников процесса.
В работе с такими неорганизованными агентами, как студенты и абитуриенты, необходимо плотно контролировать сроки, делать напоминания, запрашивать информацию и т.д. Традиционные системы в этом плохие помощники, так как они пассивны: система ответит на любой вопрос в пределах своей функциональности, но вы должны сами знать когда и какой вопрос ей задать.
Поэтому первый выигрыш от использования BPM в процессе ВУЗа — информационная система становится активной, она напоминает участникам процесса — административным сотрудникам, преподавателям, студентам — о необходимых действиях, следит за сроками и сигнализирует в случае их превышения. Больше не надо следить сдал/не сдал, заплатил/не заплатил — это дает существенную экономию времени сотрудников.
Кроме того, систематически анализируя различные показатели процессов, можно безболезненно для сотрудников перестраивать процессы, чтобы повышать их эффективность. Возможность интеграции BPM-систем с внешними приложениями и с базами данных позволяет использовать уже имеющееся программное обеспечение.
Решение
Процесс подготовки специалиста невозможно реализовать в виде простой последовательности действий «принял–обучил–выпустил». В реальной жизни обычный порядок вещей может нарушаться разнообразными обстоятельствами: надо быть готовыми к тому, что студенты могут переходить с одного факультета на другой, могут досрочно сдавать экзамены, могут уходить в академические отпуска и т.д., причем предусмотреть сроки подобных событий невозможно.
Необходимо также рассчитывать на то, что схемы процессов («Поступление», «Обучение» и т.д.) могут и должны (в соответствии с концепцией BPM) меняться со временем. С учетом того, что продолжительность процесса верхнего уровня («Подготовка специалиста») составляет годы, такие изменения будут происходить регулярно, а значит, они не должны отражаться на экземплярах процесса верхнего уровня.
Поставленные цели достигаются следующей схемой:
Процесс верхнего уровня («Подготовка специалиста») в BPM-системе реализован в виде конечного автомата — объекта, ожидающего сигнала о смене состояния. Сигналы поступают из внешних процессов — «Поступление», «Зачисление», «1-й год обучения» и т.п. Когда молодой человек подает заявление о приеме, состояние объекта в системе — «абитуриент». Пройдя вступительные испытания (процесс тестирования или сдачи экзаменов) и оплатив, в случае необходимости, обучение (процесс оплаты), молодой человек зачисляется в учебное заведение, а состояние объекта в системе меняется на «студент 1-го курса». Аналогичным образом, в дальнейшем отрабатывают процессы обучения, сдачи экзаменов и т.п., также меняя состояние.
Принципиальное преимущество такой схемы заключается в том, что в ней изменение схем процессов зачисления, обучения и т.п. не отражается на экземплярах процесса верхнего уровня, связанного со студентом. Это позволяет реализовать концепцию непрерывно усовершенствовать бизнес-процесс, реализуя таким образом концепцию BPM как управленческой методологии.
Не менее важными для функционирования ВУЗа являются процессы лицензирования, самообследования, подготовки учебных планов и методических материалов. В эти процессы вовлечено большое количество участников — ППС, поэтому контроль за своевременным исполнением ими своих действий представляет серьезные трудности. Отсюда возникает напряжение перед сроками сдачи документов — кто-то забыл, кто-то оставил на последний день. И автоматизация этих процессов позволит существенно облегчить контроль за подготовкой документов, систематизировать работу ППС, освободить их от постоянного беспокойства, что что-то забыто или не сделано к сроку.
См. также
