BPMS и Документооборот

Система управления предполагает наличие стратегического уровня – это уровень целеполагания – и операционного уровня – уровня достижения целей.

BPM – это управленческая концепция, базирующаяся на методологии управления (например, Шесть сигм, системе менеджмента качества СМК, Теории ограничений TOC, Lean Production и др.).

Можно сказать, что процессы – это операционное управление, позволяющее достигать стратегических целей. Например, если цель – получить конкурентное преимущество за счет расширения продуктовой линейки (товары или услуги), то необходимо улучшать процессы разработки и вывода на рынок новых продуктов. Если цель – удержать клиентов, то необходимо отлаживать процессы работы с клиентами по всей цепочке – от обращения до постпродажного обслуживания. И т.д. Можно сказать цель BPM – это дополнительной ценности.

Документооборот – это маршрутизация движения документов, позволяющая организовать их правильное производство, использование и хранение.

Сам по себе документ ценности для клиента не представляет. Его обработка – это, скорее дополнительная стоимость, за которую надо платить. Поэтому хорошо отлаженный документооборот позволяет только сократить издержки на делопроизводство, но не позволяет достигать бизнес-целей.

Технически системы документооборота (или ECM, Enterprise Content Management системы) построены в соответствии с самой концепцией – документ является инициирующим фактом, поэтому основной упор делается на его создание, размещение, передачу. Маршрутизация движения документов определяется последовательностью их обработки. Каждый документ имеет свой маршрут, описанный в системе.
В BPMS инициатором процесса может быть любое событие, не обязательно связанное с документом (например, первичный звонок клиента, или факт посещения клиентом сайта производителя, или срок начала действия и т.д.). К тому же, для процессного управления большое (или даже большее) значение имеет не один процесс, а взаимодействие процессов, которые живут в разных ритмах и обмениваются друг с другом посредством сообщений и сигналов.

Движок, встроенный в систему документооборота похож на движок BPMS, только менее гибкий, поскольку ограничивается условиями хранения и перемещения документов. Тогда как движки BPMS развиваются именно в направлении поддержки межпроцессного взаимодействия и обработки событий.

Системы BPMS – это динамично развивающийся класс программного обеспечения, поэтому большое значение приобретают стандарты – универсальные языки описания процессов. Основное назначение таких стандартов – это единый язык описания процессов, а также четкое определение семантики этого языка так, чтобы в любой системе BPMS одинаковые элементы имели одинаковое поведение.

В настоящее время стандартом де-факто принят стандарт BPMN, который поддерживают все ведущие BPMS вендоры. Поддержка BPMN и технологий SOA делает системы BPMS универсальным средством автоматизации процессов и интеграции корпоративных систем.

В некоторых случаях применение ECM для организаций бывает жизненно необходимо (например, если деятельность организации связана с работой с большими объемами технической, конструкторской документации). Но в таких случаях следует идти не по пути приношения в жертву процессов за счет подмены BPMS на встроенный в ECM движок, а по пути интеграции BPMS с ECM, что позволит одинаково качественно управлять и процессами, и контентом.