ГУП «НИ и ПИ Генплан Москвы»

ГУП «НИ и ПИ Генплан Москвы» (www.genplanmos.ru) — проектная организация, занимающаяся проектами в области градостроительства.  Основные виды деятельности — выполнение предпроектных, проектных, научно-исследовательских, законопроектных, нормативно-методических работ; создание баз данных и информационных систем; редакционно-издательская деятельность; выполнение других работ и услуг в области градостроительства, обеспечивающих потребности перспективного развития Москвы и Московской области.

На момент внедрения системы управления процессами BizAgi BPM Suite в Институте не было системы управления взаимоотношениями с заказчиками (CRM), поэтому первоочередными целями создания системы управления процессами были формирование базы клиентов с функциями CRM и создание системы управления проектами через процессы.

Работа с базой данных контрагентов (CRM)

Заказчиками Генплана являются как государственные, так  и коммерческие организации. И масштабы и условия выполнения работ для разных типов могут существенно отличаться.

Контрагент в базе данных может появиться двумя путями: целенаправленным вводом нового контрагента через отдельный процесс либо в тот момент, когда он обращается в Институт с заявкой на выполнение работ. В этом случае создание записи контрагента происходит «на лету», в момент регистрации обращения. (Если на момент обращения у пользователя нет полных данных о заказчике, то достаточно ввести несколько основных – наименование, ИНН, а впоследствии в любое время дополнить информацию). Набор реквизитов контрагента не ограничен системой. К примеру, в Генплане для некоторых заказчиков помимо обычных реквизитов (расчетных счетов,  банков, подписантов и проч.) существуют дополнительные признаки – индивидуальный договор, головная организация, условия оплаты.

Каждое обращение контрагента связано с объектом градостроительства. Возможны случаи, когда по одному и тому же объекту велись работы для разных контрагентов. Поэтому для каждого заказчика можно видеть список всех его объектов, а по каждому объекту – всех контрагентов, заказывавших работы.

Запросы, которые настраиваются гибко и могут включать любые атрибуты, как элементы фильтрации, позволяют получать выборки из базы данных контрагентов с возможностью выгрузки их в Excel.

Управление проектами

Любая работа в Генплане – это проект. При этом, не просто проект, а, как правило, долгосрочный, выполняемый от нескольких месяцев до нескольких лет. Понятно, что за такое время неоднократно возникают изменения к проекту, иногда вызванные пожеланиями заказчика, иногда внешними условиями (например, изменением законодательства), а иногда и внутренними условиями организации (например, изменением организационной структуры).

Организация связана со своими заказчиками договорными обязательствами, поэтому соблюдение сроков выполнения работ является ключевым вопросом управления. Но в случае «долгоиграющих» проектов это непростая задача, учитывая, что все проекты используют одни и те же ресурсы с разной степенью вовлеченности. Поэтому вся система процессов построена таким образом, чтобы где-то в мягкой форме напоминаний, а где-то в жесткой форме объяснений помочь исполнителям выполнять работы в срок, в том числе и посредством выставления приоритетов работ.

Любая работа, как известно, предполагает заключение договора и непосредственно его исполнение. Поэтому в Генплане процессы условно поделены на две группы: заключение договора и исполнение договора.

Для заключения договора необходимо подготовить расчеты (ТЗ, Календарный план, смету), в подготовке которых участвуют сразу несколько подразделений. Затем расчеты проходят процедуру утверждения. Дальше составляется и согласуется договор. На протяжении всей процедуры утверждений и согласований проводится работа с заказчиком. Поэтому для сокращения времени подготовки договора в Генплане применяются различные варианты упрощенных согласований (если договор сформирован по форме Института), гибкие схемы устранения разногласий и т.д.

Исполнение договора – это уже непосредственно выполнение работ, оговоренных в ТЗ. Большинство проектов выполняется в несколько этапов. Каждый этап запускается автономно при выполнении заданных для него стартовых условий (например, получение предоплаты и сбор необходимых документов).Сроки выполнения работ по этапу определяются системой автоматически, исходя из условий этапа и выполнения стартовых условий.

В ходе выполнения работ нередко происходят изменения – могут быть добавлены или убраны работы, этапы, перенесены сроки и т.д. Внесение изменений в договор оформляется дополнительным соглашением и учитывает состояние каждой работы на этот момент времени. Например, если работа, которую заказчик просит отменить, уже выполнена, то сделать это можно только с согласия исполнителя. А выполненный и сданный этап отменить не получится. И т.д.

Мониторинг и анализ

В Институте большое внимание уделяется анализу выполнения процессов. Множество отчетов позволяют не просто выявить факты задержки работ, но и разобраться с причинами. Благодаря постоянному мониторингу и анализу процессов, в Институте за два года значительно изменилась система согласования договоров, что стало возможно тогда, когда выяснилось, что большинство договоров, проходящих полную процедуру согласований, составляются по стандартным условиям. Также по результатам анализа удалось снизить нагрузку на руководящий состав, решение которого для большинства договоров не является обязательным.

Участие Бизнес-Консоль

Заказчик в этом проекте оставил за собой постановку задачи и приемку результатов, а также управление изменениями и управление проектом BPM на своей стороне. Работу по анализу, проектированию, моделированию и автоматизации бизнес-процесса взяли на себя специалисты Бизнес-Консоль.

В благодарственном письме отмечается высокая квалификация специалистов Бизнес-Консоль, благодаря которому компания повысила управляемость ключевых бизнес-процессов, сократила сроки подготовки договоров, приобрела опыт и инструменты оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Проект выполнен на программном обеспечении Bizagi BPM Suite.

См. также

17.05.2018

Интерактивные процессы в Bizagi

В новой версии Bizagi появилась возможность создавать процессы непосредственно в среде исполнения - прямо в браузере, в портале пользователя. Это так называемые Интерактивные процессы (Live Processes). Создание таких процессов не требует никаких специальных навыков. Ни одной строчки кода! Создание процесса, публикация, исполнение - все это делает конечный пользователь, без привлечения ИТ-специалистов и даже без привлечения аналитиков. Хотите узнать как такое возможно? Смотрите: https://www.youtube.com/watch?v=66AOfdtp8KM&version=3&vq=hd720
29.12.2016

Вышла в свет новая версия Bizagi BPM Suite 11

11-я версия – это очередной революционный шаг по пути от традиционной функциональности BPMS к управлению кейсами, социализации и прямому доступу к объектам управления.
27.04.2016

Выступление Генплана на TAdviser

20 апреля 2016 года в Москве TAdviser провел отраслевую конференцию TAdviser BPM Day. Ее главной темой стали средства для автоматизации управления бизнес-процессами и подход к процессному управлению в российских компаниях. На конференции прозвучало много интересных докладов, в числе которых был доклад Александра Анатольевича Погодаева о проекте внедрения процессного управления в ГУП НИиПИ Генплан Москвы.

Наши партнёры

Компания «Бизнес-консоль» является авторизованным партнёром
ведущих мировых производителей программного обеспечения BPMS